So führen Sie eine betriebliche Krankenversicherung in 5 Schritten in Ihrem Unternehmen ein

Sie haben vor, eine betriebliche Krankenversicherung in Ihrem Unternehmen einzuführen. Das ist eine gute Entscheidung. Denn damit gehören Sie zu den Arbeitgeber-Vorreitern, denen Mitarbeitergesundheit wichtig ist und die Ihre Attraktivität am Arbeitsmarkt maßgeblich erhöhen. Doch wie läuft die Einführung nun ab? Wir erklären Ihnen in 5 Schritten, was nun zu tun ist.

Inhaltsverzeichnis

Schritt 1: Bedarfsanalyse

Schritt 2: Leistungspaket und Budget definieren

Schritt 3: Umgang mit bestehenden Sachlohnbezügen

Schritt 4: Kommunikation und Mitarbeiterintegration

Schritt 5: Monitoring und Messwerte

Fazit

Schritt 1: Bedarfsanalyse

Am Anfang steht eine gründliche Bedarfsanalyse. Hier erfassen Sie die Mitarbeiterstruktur Ihrer Firma. Dazu gehören Alter, Gesundheitsprofile und Positionen. Beachten Sie, dass unterschiedliche Belegschaftssegmente gegebenenfalls unterschiedliche Bedürfnisse haben können. So brauchen Ihre Schichtarbeiter möglicherweise differenzierte Gesundheitsleistungen als andere Mitarbeitergruppen.

Stellen Sie eine Übersicht Ihrer bisherigen Gesundheitsangebote und Mitarbeiter-Fehlzeiten auf. Nur wenn Sie klar herausstellen, wo Lücken bestehen, lassen sich hilfreiche Maßnahmen ableiten.

Es ist wichtig, dass Sie immer unter Berücksichtigung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) handeln. Alle Mitarbeitenden müssen die gleichen Angebote bekommen und fair behandelt werden. Beziehen Sie bei der Einführung Ihrer betrieblichen Krankenversicherung immer HR, Betriebsrat, Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) und Geschäftsführung ein, sodass alle an einem Strang bei der Einführung der betrieblichen Krankenversicherung ziehen.

Mit Umfragen und Mitarbeitergesprächen erfassen Sie Erwartungen und Wünsche im Vorfeld. Im Nachgang haben Sie damit außerdem die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen.

Schritt 2: Leistungspaket und Budget definieren

Im zweiten Schritt geht es um die konkrete Ausgestaltung Ihres Leistungsangebots plus der Budgetierung. Wählen Sie die Gesundheitsleistungen aus, die sich aus den Umfragen oder Gesprächen mit Ihren Mitarbeitenden ergeben haben. Das Angebot ist sehr vielfältig:

großes Blutbild
Krebsvorsorge-Untersuchungen
Gesundheits-Check-ups
alternative Heilmethoden (z.B. Osteopathie, Homöopathie, Akupunktur oder Naturheilverfahren)
Stressbewältigungskurse
Gesprächstherapie mit Psychotherapeuten
Zahnprophylaxe
Kostenerstattung bei Zahnersatz
neue Brille und Sehhilfe
Augenlasern
Online-Arzt für zügige Termine und Behandlung, schnelles Rezept und Facharzt-Überweisung
auch für Familienmitglieder
Therapie und Chefarzt-Behandlung im Krankenhaus
Schlafcoaching

Legen Sie pro Mitarbeiter ein flexibel handhabbares Gesundheitsbudget fest, beispielsweise eine Freigrenze von 50 € monatlich. Bei der bKV Gesundheit erhalten Sie exklusiv ein Schlafcoaching mit unserer Expertin Nina Kapp.

Schritt 3: Umgang mit bestehenden Sachlohnbezügen

Die Einführung Ihrer betrieblichen Krankenversicherung wird durch die 50€-Freigrenze erheblich erleichtert. So haben Sie die Möglichkeit, die Versicherungsbeiträge als Sachlöhne in der Steuererklärung zu verbuchen.

Der wesentliche Unterschied zwischen Barlohn und Sachlohn liegt in der Art der Auszahlung. Barlohn wären Geldleistungen, die Mitarbeitenden direkt zufließen. Damit sind sie steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sachlohn hingegen umfasst geldwerte Vorteile, die nicht als direktes Gehalt ausgezahlt werden, sondern in Form einer Dienstleistung (in dem Fall Beiträge der betrieblichen Krankenversicherung).

Die nach §8 Absatz 2 Satz 9 EStG monatlich festgesetzte Freigrenze von 50€ verschafft Ihnen als Arbeitgeber den nötigen Freiraum, Ihrer Belegschaft steuerfreie Gesundheitsleistungen zu gewähren. Auch, wenn diese Freigrenze überschritten wird, bietet das Steuerrecht Gestaltungsspielräume. So können Sie als Arbeitgeber mit der Pauschalversteuerung nach §40 EStG einen einheitlichen Steuerabzug in Höhe von 30 % übernehmen. Auf diese Weise entfällt die individuelle Besteuerung beim Mitarbeitenden, während die betriebliche Krankenversicherung administrativ einfach handhabbar bleibt. Wie genau das funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem ausführlichen Ratgeber.

Schritt 4: Kommunikation und Mitarbeiterintegration

Zielgruppengerecht und frühzeitig sollten Sie die Einführung Ihrer betrieblichen Krankenversicherung kommunizieren. Setzen Sie Schulungen, Frage-und-Antwort-Runden und Infoveranstaltungen an. Wählen Sie sowohl digitale als auch analoge Kanäle dafür, um alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens zu erreichen. Denken Sie auch an alle Schichtarbeiter und sämtliche zugehörigen Niederlassungen.

Kleine Kunststoff-Kärtchen mit der wichtigsten Leistungsübersicht kommen erfahrungsgemäß sehr gut bei Belegschaften an. Versehen Sie diese mit Ihrem Unternehmenslogo und Claim. Die fortlaufende Kommunikation und Weiterbildungen bieten Sie am besten über Ihr Firmenportal an.

Bei der bKV Gesundheit haben wir sehr gute Erfahrungen mit Vor-Ort-Veranstaltungen gemacht, aber auch digital mit aufgezeichneten Präsentationen. So sind und bleiben Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand.

Schritt 5: Monitoring und Messwerte

Bleiben Sie am Ball. Mit einer transparenten Erfolgskontrolle sorgen Sie für nachhaltige Verbesserungen und strategischen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Definieren Sie zuerst messbare Werte. Dazu gehören Krankheitstage, Fluktuation und die tatsächliche Nutzung der betrieblichen Kranversicherungsleistungen.

Im Idealfall bauen Sie ein internes Reporting-System auf, in dem Sie regelmäßige Auswertungen vornehmen. Auf Grundlage dessen haben Sie die Möglichkeit, die tatsächliche Leistungsinanspruchnahme zu bewerten und Ihren Mitarbeitenden Feedback zu geben. Es unterstützt Sie außerdem beim eventuellen Anpassen des Leistungsumfangs und -budgets. Manche Versicherer liefern Ihnen automatisierte Nutzungsberichte. Bei anderen sollten Sie aktiv nachfragen. Wir unterstützen Sie bei Ihrem internen Monitoring.

Fazit

Unser Prozess zur Einführung der betrieblichen Krankenversicherung in nur 5 Schritten zeigt, dass die betriebliche Krankenversicherung keine reine Zusatzleistung ist. Vielmehr nutzen Sie diese Versicherung als strategisches Instrument Ihrer innovativen Personalpolitik.

Das funktioniert dann reibungslos und konsequent, wenn Sie alle beteiligten Bereiche – von der Geschäftsführung bis zum Betriebsrat – frühzeitig ins Boot holen. Entscheidend für die erfolgreiche Einführung Ihrer betrieblichen Krankenversicherung sind Ihr gut durchdachtes Leistungspakt, eine klare interne Kommunikation und ein strukturiertes Monitoring. Als fester Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur positionieren Sie sich mit dieser Versicherung als attraktiver Arbeitgeber und stellen Ihre Firma mit einer gesunden Belegschaft bestens für die Zukunft auf.

Jetzt betriebliche Krankenversicherung einführen.