Was ist ein Gruppenversicherungsvertrag in der betrieblichen Krankenversicherung?
Ein Gruppenversicherungsvertrag in der betrieblichen Krankenversicherung ist ein Rahmenvertrag. Als Arbeitgeber schließen Sie diesen Vertrag mit einer Versicherungsgesellschaft ab. Damit ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden kollektiven Zugang zu verschiedenen Krankenversicherungsleistungen.
Im Gegensatz zu Einzelverträgen haben sowohl Sie als Unternehmen als auch Ihre Mitarbeitenden folgende Vorteile:
- vereinfachte Prozesse
- attraktive Konditionen
- einheitlicher Versicherungsschutz für definierte Mitarbeitergruppen.
Folgende Parteien sind am Gruppenversicherungsvertrag der betrieblichen Krankenversicherung beteiligt:
Arbeitgeber (Versicherungsnehmer)
Als Arbeitgeber agieren Sie als Vertragspartner der Versicherung und schließen den Gruppenversicherungsvertrag ab. Sie sind verantwortlich für das Informieren Ihrer Mitarbeitenden, die Beitragszahlungen und die Vertragsverwaltung.
Mitarbeitende (versicherte Personen)
Ihre Mitarbeitenden erhalten als versicherte Personen einen Versicherungsschein und wickeln Leistungsfälle direkt mit der Versicherung ab.
Versicherungsmakler (optional)
Auf Wunsch übernimmt ein von Ihnen bevollmächtigter Versicherungsmakler die Kommunikation und Verwaltung des Vertrags mit der Versicherungsgesellschaft.
Inhaltsverzeichnis zum Gruppenversicherungsvertrag der betrieblichen Krankenversicherung
Was ist ein Gruppenversicherungsvertrag in der betrieblichen Krankenversicherung?
Wer wird in einem Gruppenversicherungsvertrag versichert?
Wie lange läuft ein Gruppenversicherungsvertrag der betrieblichen Krankenversicherung?
Gibt es ein Widerrufsrecht beim Gruppenversicherungsvertrag?
Ist eine Gesundheitsprüfung für die Aufnahme in den Gruppenversicherungsvertrag notwendig?
Wie erfolgt die Beitragszahlung in der betrieblichen Krankenversicherung?
Was passiert nach Beendigung des Gruppenversicherungsvertrags?
Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Ruhen des Arbeitsverhältnisses
Recht zur Weiterführung auf eigene Rechnung
Wie sieht es mit dem Datenschutz und den Informationspflichten im Gruppenversicherungsvertrag aus?
Was bedeutet die Versorgungsordnung im Gruppenversicherungsvertrag?
Fazit zum Gruppenversicherungsvertrag der betrieblichen Krankenversicherung
Wer wird in einem Gruppenversicherungsvertrag versichert?
Als Arbeitgeber können Sie über einen Gruppenversicherungsvertrag grundsätzlich all Ihre Mitarbeitenden versichern. Es müssen allerdings 2 Voraussetzungen erfüllt sein.
- Ihre Mitarbeitenden müssen in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis stehen.
- Die Probezeit muss abgeschlossen sein.
Wenn Sie sich für das obligatorische Modell entscheiden, werden tatsächlich 100% der definierten Mitarbeitergruppe versichert. Dies gilt sowohl für die gesamte Belegschaft als auch für klar abgegrenzte Teilkollektive innerhalb Ihres Unternehmens.
Berücksichtigen Sie jedoch diese beiden Ausnahmesituationen:
- Es kann sein, dass ein Mitarbeiter ausdrücklich auf den Versicherungsschutz verzichtet. In diesem Fall benötigen Sie eine schriftliche Verzichtserklärung dieses Mitarbeiters.
- Ein Ausschluss erfolgt nach objektiven, AGG-konformen Kriterien. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) erlaubt Differenzierungen, solange diese nicht gegen die geschützten Rechtsgüter wie Alter, Geschlecht oder ethnische Herkunft verstoßen.
Achten Sie bei der Bildung von Teilkollektiven insbesondere auf eine AGG-konforme Abgrenzung. Eine Versorgungsordnung kann Ihnen dabei helfen, diese Kollektive rechtssicher zu definieren. Auch mögliche Haftungsrisiken lassen sich damit reduzieren.
Unser Tipp
Achten Sie auf die Mindestkollektivgröße. Sie ist eine wichtige Voraussetzung, besonders wenn Sie auf eine Gesundheitsprüfung verzichten möchten. Die genauen Anforderungen variieren je nach Versicherer. Legen Sie diese klar im Gruppenversicherungsvertrag fest. Wir unterstützen Sie dabei.
Wie lange läuft ein Gruppenversicherungsvertrag der betrieblichen Krankenversicherung?
Der Versicherungsschutz beginnt mit der Unterschrift und den im Vertrag vereinbarten Datum. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Gruppenversicherungsvertrag im Laufe der vertraglichen Dauer anzupassen. Das kann passieren, wenn sich die Zusammensetzung Ihrer Belegschaft oder die gewünschten Leistungen ändern.
Sie haben das Recht, den Vertrag unter Einhaltung der vereinbarten Fristen zu kündigen. Normalerweise ist das zum Ende der Versicherungsperiode möglich. Nach der Kündigung endet der Versicherungsschutz für alle Versicherten. Für ausscheidende Mitarbeitende besteht allerdings das Recht auf private Weiterführung der Krankenversicherung.
Ausnahmen
Bitte beachten Sie, dass auch das Arbeitsverhältnis einzelner Mitarbeitender oder ruhende Arbeitsverhältnisse (z.B. Elternzeit) Auswirkungen auf den Versicherungsschutz haben können. Die Regelungen dazu werden im Gruppenversicherungsvertrag von Anfang an klar festgelegt.
Gibt es ein Widerrufsrecht beim Gruppenversicherungsvertrag?
Fragen Sie sich, ob Sie nach Abschluss eines Gruppenversicherungsvertrags für die betriebliche Krankenversicherung von einem Widerrufsrecht Gebrauch machen können? Das ist möglich.
Im Grundsatz gilt, dass Sie als Versicherungsnehmer das Recht haben, den Gruppenversicherungsvertrag innerhalb einer vertraglich oder gesetzlich festgelegten Frist zu widerrufen. Alle Bedingungen dazu, beispielsweise die Widerrufsfrist und die Form des Widerrufs, sind im Versicherungsvertrag geregelt und orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben.
Vorsicht
Ein Widerruf führt dazu, dass der Gruppenversicherungsvertrag rückwirkend aufgehoben wird und kein Versicherungsschutz für Ihre Mitarbeitenden entsteht. Vor Vertragsabschluss sollten Sie also die entsprechenden Regelungen prüfen oder wir beraten Sie bei Bedarf, damit es später nicht zu Unklarheiten kommt.
Ist eine Gesundheitsprüfung für die Aufnahme in den Gruppenversicherungsvertrag notwendig?
Ihre Mitarbeitenden werden Sie fragen, ob eine Gesundheitsprüfung beim Abschluss der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) und zur Nutzung sämtlicher Leistungen notwendig ist. Wenn Sie alle Mitarbeitenden oder ein klar definiertes Kollektiv versichern (obligatorischen Modell) wird in der Regel auf eine Gesundheitsprüfung verzichtet. Dafür muss allerding die Mindestkollektivgröße erreicht werden. Sollte das der Fall sein, können Ihre Mitarbeitenden ohne individuelle Gesundheitsfragen oder Risikoprüfungen aufgenommen werden. Mit dieser leichten Einführung der betrieblichen Krankenversicherung erhalten Sie schnellen und unkomplizierten Zugang zum Versicherungsschutz.
Anders sieht es bei der freiwilligen Teilnahme Ihrer Mitarbeitenden aus (fakultatives Modell). In dem Fall kann Ihr Versicherer Gesundheitsprüfungen verlangen. Die genauen Anforderungen und Ausnahmen hängen vom jeweiligen Tarif und Versicherer ab. Bitte beachten Sie dafür die entsprechenden Regelungen in Ihrem Gruppenversicherungsvertrag.
Unser Tipp
Klären Sie vorab mit dem Versicherer, welches Modell für Ihr Unternehmen infrage kommt, und stellen Sie sicher, dass die Mindestkollektivgröße für den Verzicht auf die Gesundheitsprüfung erreicht wird. So schaffen Sie für Ihre Mitarbeitenden einen möglichst barrierefreien Zugang zur betrieblichen Krankenversicherung.
Wie erfolgt die Beitragszahlung in der betrieblichen Krankenversicherung?
Als Arbeitgeber sind Sie der Beitragszahler des Gruppenversicherungsvertrags. Sie übernehmen ergo die Beiträge für Ihre Mitarbeitenden und deren regelmäßige Abführung (meist per SEPA-Lastschrift) an die Versicherung.
Normalerweise ist die betriebliche Krankenversicherung arbeitgeberfinanziert. So werden Ihre Mitarbeitenden nicht belastet. Für entgeltlose Abschnitte, zum Beispiel Elternzeit oder eine längere unbezahlte Freistellung, regeln Sie im Vertrag, ob der Versicherungsschutz:
- beitragsfrei weiterläuft,
- ruht oder
- ob die Mitarbeitenden die Beiträge in dieser Zeit selbst übernehmen.
Neue Mitarbeitende müssen Sie zeitnah bei der Versicherung anmelden und aus dem Unternehmen ausgeschiedene Mitarbeitende bzw. beitragsfreie Zeiten (Elternzeit etc.) abmelden. Nur so bleibt der Versicherungsschutz stets aktuell und Sie vermeiden Nachforderungen oder Lücken im Versicherungsschutz.
Welche Rechte und Pflichten habe ich als Arbeitgeber und welche meine Mitarbeitenden im Gruppenversicherungsvertrag der betrieblichen Krankenversicherung?
Als Arbeitgeber sind Sie Vertragspartner und Versicherungsnehmer des Gruppenversicherungsvertrags. In der Praxis heißt das für Sie die Übernahme des kompletten Geschäfts- und Schriftverkehrs mit Ihrem Versicherer. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Belegschaft über die betriebliche Krankenversicherung informieren, neue Mitarbeitende anmelden und ausgeschiedene Mitarbeiter abmelden. Außerdem sind Sie für die Beitragszahlungen verantwortlich. Weiterhin sind Sie dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitenden vor Anmeldung alle relevanten Informationen zum Datenschutz sowie zu den Inhalten und Leistungen der betrieblichen Krankenversicherung zur Verfügung zu stellen. Dabei müssen Sie sämtliche datenschutzrechtlichen Vorschriften einhalten.
Ihre Mitarbeitenden erhalten als versicherte Personen einen Versicherungsschein als Nachweis ihres Versicherungsschutzes. Im Leistungsfall sind sie unmittelbare Leistungsempfänger und wickeln alles selbstständig mit der Versicherung ab. Ihre Mitarbeitenden erhalten die Leistungen unmittelbar ausgezahlt. Vorab müssen alle versicherten Personen transparent über den Versicherungsschutz und die Datenverarbeitung informiert werden.
Falls Sie einen Versicherungsmakler engagiert haben, übernimmt er die Kommunikation mit der Versicherung in Ihrem Namen. Ihrer Belegschaft müssen Sie über diese Bevollmächtigung in Textform informieren. Ihr Makler agiert sodann als Ihre Vertretung in allen versicherungsrelevanten Angelegenheiten.
Wenn Sie eine betriebliche Krankenversicherung einführen und ausgestalten, müssen Sie den Betriebsrat einbinden, vor allem bei kollektivrechtlichen Regelungen. Die Mitbestimmungsrechte ergeben sich aus dem Betriebsverfassungsgesetz und betreffen zum Beispiel die Gestaltung der Versorgungsordnung, die Abgrenzung von Kollektiven und die Kommunikation der betrieblichen Krankenversicherung in Ihrem Unternehmen.
Was passiert nach Beendigung des Gruppenversicherungsvertrags?
Es gibt 3 Szenarien, warum und wie der Gruppenversicherungsvertrag der betrieblichen Krankenversicherung endet.
Beendigung des Rahmenvertrags
Der Versicherungsschutz für alle versicherten Mitarbeitenden endet, wenn der Gruppenversicherungsvertrag zwischen Ihnen und der Versicherung gekündigt wird. Achten Sie auf die genauen Kündigungsfristen und Bedingungen im Vertrag.
Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Sobald ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen verlässt, endet für diese Person in der Regel auch der Versicherungsschutz im Rahmen des Gruppenvertrags. Diese Beendigung gilt sowohl bei Eigenkündigung als auch bei Beendigung durch Sie als Arbeitgeber.
Ruhen des Arbeitsverhältnisses
Bei einem ruhenden Arbeitsverhältnis, zum Beispiel während der Eltern- oder Pflegezeit bzw. bei unbezahltem Urlaub, pausieren die Hauptpflichten aus dem Arbeitsvertrag. Je nach Vertragsregelung
– ruht der Vertrag
– wird beitragsfrei fortgeführt
– oder die Beiträge werden vom Mitarbeitenden selbst übernommen.
Dafür müssen alle Details klar im Gruppenversicherungsvertrag geregelt sein.
Recht zur Weiterführung auf eigene Rechnung
Aber auch nach dem Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen oder zum Ende des Gruppenversicherungsvertrags haben Ihre Mitarbeitenden normalerweise das Recht, die betriebliche Krankenversicherung auf eigene Rechnung weiterzuführen.
Dies kann als Einzelvertrag geschehen. Bei dieser individuellen Fortführung entfällt der Arbeitgeberzuschuss. Will heißen, der Mitarbeitende muss seine Beiträge ab diesem Zeitpunkt vollständig selbst tragen. Dabei können sich die Vertragsbedingungen und der Leistungsumfang ändern, da die Gruppenvertragsvorteile wegfallen.
Falls sich ein Mitarbeitender dafür entscheidet, gilt in der Regel eine vertraglich festgelegte Frist (z.B. 2 Monate nach Ausscheiden). Innerhalb dieser Zeit muss der Mitarbeitende dem Versicherer eine Erklärung über den Wunsch zur Fortführung seiner Krankenversicherung abgeben.
Normalerweise ist auch im Falle der Einzelvertragsfortführung keine Gesundheitsprüfung notwendig. Es kann allerdings sein, dass die Versicherungsbeiträge ab nun höher ausfallen. Auch der Leistungsumfang kann an die Bedingungen des Einzelvertrags angepasst werden.
Was bedeutet das Günstigkeits- und Rangfolgeprinzip im Gruppenvertrag der betrieblichen Krankenversicherung?
2 Prinzipien liegen dem Arbeitsrecht und damit auch dem Gruppenversicherungsvertrag zugrunde: das Rangfolgeprinzip (Normenpyramide) und das Günstigkeitsprinzip.
Das Rangfolgeprinzip (Normenpyramide) besagt, dass von mehreren arbeitsrechtlichen Regelungen die höherrangige Norm Vorrang hat. Diese Hierarchie sieht wie folgt aus: EU-Recht, Grundgesetz, Gesetze (z.B. BGB), Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Arbeitsverträge. Eine niedrigere Regelung darf also nicht gegen eine höherrangige verstoßen. Es gibt allerdings eine Ausnahme, und zwar dann, wenn die höherrangige Norm ausdrücklich Abweichungen zulässt.
Das Günstigkeitsprinzip durchbricht das Rangfolgeprinzip immer dann, wenn eine niedrigere Regelung für die Mitarbeitenden objektiv günstiger ist. Was heißt das? Wenn es beispielsweise im Arbeitsvertrag eine für den Mitarbeitenden vorteilhaftere Regelung als im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung gibt, gilt die günstigere Regelung – unabhängig von der eigentlichen Rangfolge. Der Günstigkeitsvergleich sollte hier immer objektiv und sachgruppenbezogen durchgeführt werden, das heißt immer bezogen auf vergleichbare Leistungen.
Die betriebliche Krankenversicherung kann auf verschiedenen arbeitsrechtlichen Wegen eingeführt und geregelt werden:
Einzelvereinbarung
Dabei haben Sie die Möglichkeit, mit einzelnen Mitarbeitenden individuelle Vereinbarungen zur betrieblichen Krankenversicherung zu treffen, beispielsweise als Zusatz zum Arbeitsvertrag. In dem Fall gilt das Günstigkeitsprinzip. Das heißt, ist die Einzelvereinbarung für den Mitarbeitenden günstiger als eine andere Regelung, hat sie Vorrang.
Gesamtzusage
Sie können die betriebliche Krankenversicherung auch der gesamten Belegschaft oder bestimmten Gruppen per Gesamtzusage anbieten. Diese Zusage wirkt wie eine Ergänzung des Arbeitsvertrags und hat individualrechtliche Wirkung. Auch hier gilt das Günstigkeitsprinzip im Verhältnis zu anderen Regelungen, beispielsweise einer späteren Betriebsvereinbarung.
Betriebsvereinbarung
Falls Ihr Unternehmen einen Betriebsrat hat, kann die betriebliche Krankenversicherung per Betriebsvereinbarung eingeführt werden. Die Betriebsvereinbarung wirkt unmittelbar und zwingend auf die Arbeitsverhältnisse. Sie kann günstigere Regelungen enthalten, die dann Vorrang vor weniger günstigen Einzelvereinbarungen haben. Sollte eine Betriebsvereinbarung bestehende Ansprüche verschlechtern, ist ein kollektiver Günstigkeitsvergleich erforderlich. Die Neuregelung muss für die Belegschaft insgesamt günstiger sein.
Betriebliche Übung
Gewähren Sie Ihren Mitarbeitenden regelmäßig bestimmte Leistungen aus der betrieblichen Krankenversicherung, ohne dies ausdrücklich zuzusagen, kann daraus ein Anspruch aus betrieblicher Übung entstehen. Auch hier gilt das Günstigkeitsprinzip im Verhältnis zu späteren Regelungen.
Wie sieht es mit dem Datenschutz und den Informationspflichten im Gruppenversicherungsvertrag aus?
Sie sind als Arbeitgeber zur Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verpflichtet. Das gilt auch beim Abschluss eines Gruppenversicherungsvertrags für die betriebliche Krankenversicherung. Das bedeutet für Sie, dass personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeitenden an die Versicherung nur dann weitergeben dürfen, wenn eine rechtliche Grundlage besteht. Normalerweise stellt eine ausdrückliche, freiwillige und informierte Einwilligung der Mitarbeitenden dafür die Grundlage. Gesundheitsdaten sind besonders sensibel und dürfen nur unter strengen Voraussetzungen verarbeitet werden. Die Datenverarbeitung muss außerdem auf das Notwendige beschränkt und zweckgebunden sein.
Sie müssen Ihre Mitarbeitenden außerdem vor der Datenweitergabe an die Versicherung umfassend und transparent informieren. Dazu gehören:
- Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
- Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung)
- Rechte der Mitarbeitenden, insbesondere das Widerrufsrecht
- Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Stellen Sie diese Informationen schriftlich und digital bereit oder führen Sie eine Informationsveranstaltung durch. Die Einwilligung zur Datenweitergabe muss dokumentiert und jederzeit nachweisbar sein. Beachten Sie außerdem Ihre Informationspflichten nach dem Nachweisgesetz (NachwG). Sie müssen die wesentlichen Vertragsbedingungen und Leistungen der betrieblichen Krankenversicherung schriftlich oder digital mitteilen.
Sollten Sie einen Versicherungsmakler mit der Verwaltung des Gruppenversicherungsvertrags beauftragen, müssen Sie Ihre Mitarbeitenden darüber informieren. Auch die Bevollmächtigung muss dem Versicherer schriftlich vorliegen. Ihr Makler erhält nur die für die Vertragsabwicklung notwendigen Daten und ist ebenfalls zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Die Mitarbeitenden müssen wissen, welche Daten der Makler als Ihr Vertreter erhält.
Sie dürfen nur solche Vertragsinhalte veröffentlichen oder intern kommunizieren, die keine personenbezogenen oder sensiblen Daten enthalten. Weder individuelle Versicherungsdaten noch persönliche Gesundheitsinformationen dürfen in irgendeiner Form publiziert werden. Allgemeine Informationen über die betriebliche Krankenversicherung können Sie dagegen im Intranet, per E-Mail oder in Mitarbeiter-Broschüren bereitstellen. Dazu gehören beispielsweise Leistungsübersichten oder Teilnahmebedingungen. Voraussetzung ist hierbei immer, dass der Datenschutz gewährleistet wird.
Was bedeutet die Versorgungsordnung im Gruppenversicherungsvertrag?
Mit der Versorgungsordnung legen Sie als Arbeitgeber die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen für die betriebliche Krankenversicherung verbindlich fest. Hier geht es beispielsweise um
- die Regelung, welche Mitarbeiter-Gruppen Anspruch auf die betriebliche Krankenversicherung haben
- ab wann der Anspruch entsteht
- welche Leistungen gelten
- wie mit Sonderfällen (z.B. Elternzeit oder Ruhen des Arbeitsverhältnisses) umzugehen ist und
- die Abgrenzung Sachlohn-Barlohn.
Mit der Versorgungsordnung schaffen Sie von Anfang an Transparenz und Gleichbehandlung und eine klare, nachvollziehbare Grundlage für alle Parteien des Gruppenversicherungsvertrags.
Wesentlicher Pluspunkt der Versorgungsordnung ist die Haftungssicherheit. Hier dokumentieren Sie eindeutig, wer Anspruch auf die betriebliche Krankenversicherung hat und unter welchen Bedingungen. Auf diese Weiser unterbinden Sie Streitigkeiten und reduzieren Ihr Risiko gegenüber Mitarbeitenden und Dritten. Die Versorgungsordnung unterstützt Kollektive außerdem bei der AGG-konformen Abgrenzung, so dass keine Diskriminierung entsteht. Nicht zuletzt werden auch Exitlösungen in der Versorgungsordnung geregelt, zum Beispiel die Regelung darüber, was mit dem Versicherungsschutz beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden oder bei Vertragsbeendigung passiert.
Unser Tipp
Sichern Sie sich als Arbeitgeber mit einer Versorgungsordnung von Anfang an rechtlich und organisatorisch ab.
Fazit zum Gruppenversicherungsvertrag der betrieblichen Krankenversicherung
Mit einem Gruppenversicherungsvertrag in der betrieblichen Krankenversicherung schaffen Sie einen klar geregelten, rechtssicheren Rahmen für Zusatzleistungen in Ihrem Unternehmen. Ihre Belegschaft erhält unkompliziertem Zugang zu attraktiven Gesundheitsleistungen, in der Regel ohne Gesundheitsprüfung. Mit dem Gruppenversicherungsvertrag erfüllen Sie alle arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen. Die Versorgungsordnung regelt die Teilnahme klar und transparent. Konkrete Meldepflichten, eindeutige Kollektivabgrenzungen und die Möglichkeit zur individuellen Fortführung nach dem Ausscheiden bieten Ihren Mitarbeitenden Flexibilität. Stärken Sie mit einer betrieblichen Krankenversicherung gezielt Ihre Arbeitgeberattraktivität.
Nur wer die Funktionsweise des Konzepts begreift, wird lange und deutlich mehr Mehrwerte daraus schöpfen.
(Kai Manfred Bauer)
Die bereitgestellten Informationen stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen nicht die individuelle Beratung durch einen Rechtsanwalt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte wird keine Haftung übernommen.
