So führen Sie Ihre betriebliche Krankenversicherung erfolgreich weiter. Was im After Sales wirklich zählt.

Die Einführung Ihrer betrieblichen Krankenversicherung ist geschafft – doch damit beginnt die eigentliche Arbeit erst. Denn ob Ihre betriebliche Krankenversicherung tatsächlich zum Erfolg wird, entscheidet sich nicht am Tag der Unterschrift, sondern im laufenden Betrieb bei Mitarbeiterwechseln, im Umgang mit Leistungsabrufen und in der Frage, ob Ihre Belegschaft den Benefit überhaupt kennt und nutzt. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, worauf es im After Sales der betrieblichen Krankenversicherung ankommt.

Das Wichtigste in Kürze:

Neue Mitarbeitende sind nicht automatisch versichert. Die Anmeldung läuft aktiv über Ihre Personalabteilung.

Bei Elternzeit, Langzeiterkrankung und Sabbatical ist eine Beitragsbefreiung bei fortlaufendem Versicherungsschutz möglich.

Der Leistungsabruf erfolgt meist digital per App. Bei Mehrfachversicherung darf die Gesamterstattung 100% der Rechnung nicht übersteigen.

Ihre interne Kommunikation entscheidet maßgeblich darüber, ob die betriebliche Krankenversicherung tatsächlich genutzt wird.

Ein internes Reporting mit Nutzungsquoten oder Krankheitstagen macht den Erfolg Ihrer betrieblichen Krankenversicherung messbar.

Beitragsanpassungen sind möglich, aber selten drastisch. Rund 60% der Anbieter halten ihre Beiträge über 5 Jahre stabil.

Familienoption und individuelle Tarif-Aufstockungen lassen sich meist nachträglich aktivieren.

Sonderfälle: Elternzeit, Langzeiterkrankung und Sabbatical

Nicht jede Abwesenheit bedeutet automatisch das Ende der betrieblichen Krankenversicherung. Viele Versicherer bieten eine Beitragsbefreiung an. Der Versicherungsschutz bleibt dabei vollständig bestehen, ohne dass Sie als Arbeitgeber währenddessen Beiträge zahlen müssen.

Normalerweise greift dieses Konzept bei Elternzeit (orientiert an der Elterngeldzahlung, oft bis zu 14 Monate), bei Langzeiterkrankungen (meist ab dem 43. Tag ununterbrochener Arbeitsunfähigkeit) und zunehmend auch bei Sabbaticals. Damit keine Versicherungslücken auftreten, müssen Grund und Enddatum dem Versicherer in der Regel innerhalb von zwei Monaten gemeldet werden.

„Mit dem ersten Schritt – der Einführung einer BKV – haben Sie schon eine Menge richtig gemacht. Das beste Resultat erhalten Sie jedoch nur, wenn Sie am Ball bleiben! Gerne mit uns gemeinsam.“

Kai Manfred Bauer (Geschäftsführer bKV Gesundheit)

Wie werden neue Mitarbeitende nachträglich in die betriebliche Krankenversicherung aufgenommen?

Tatsächlich glauben viele Arbeitgeber, dass neue Mitarbeitende automatisch versichert sind, weil ihr Unternehmen bereits eine betriebliche Krankenversicherung hat. Dem ist nicht so. Ihre Personalabteilung muss jeden Neuzugang aktiv beim Versicherer anmelden. Der Vorteil dabei besteht darin, dass in der Regel sowohl eine individuelle Gesundheitsprüfung als auch Wartezeiten entfallen. So sind neue Mitarbeitende ab dem vereinbarten Stichtag sofort abgesichert. Damit nichts durchs Raster fällt, empfehlen wir eine Checkliste als festen Bestandteil im Onboarding-Prozess.

Was passiert mit der betrieblichen Krankenversicherung, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Scheidet ein Mitarbeiter aus, müssen Sie als Arbeitgeber den Versicherer über das Beschäftigungsende informieren. So wird der Tarif zum Austrittsdatum abgemeldet. Für die betroffene Person selbst gibt es meist drei Optionen:

die private Weiterführung des Vertrags ohne erneute Gesundheitsprüfung,
die Mitnahme zum neuen Arbeitgeber mit vergleichbaren Konditionen oder

die schlichte Beendigung des Schutzes.

Üblich ist dafür eine Antragsfrist von rund zwei Monaten nach Vertragsende.

Was passiert mit der betrieblichen Krankenversicherung, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

die private Weiterführung des Vertrags ohne erneute Gesundheitsprüfung,
die Mitnahme zum neuen Arbeitgeber mit vergleichbaren Konditionen oder

die schlichte Beendigung des Schutzes.

Üblich ist dafür eine Antragsfrist von rund zwei Monaten nach Vertragsende.

Schon gewusst?

Sabbaticals werden von vielen Versicherern ähnlich behandelt wie Elternzeit. Die Beitragsbefreiung greift also meist auch hier. Allerdings sind die Zeiträume oft kürzer begrenzt, in der Regel auf 6 bis 12 Monate. Bei Elternzeit orientiert sich die Beitragsbefreiung dagegen meist an der Elterngeldzahlung (rund 14 Monate) und kann je nach Versicherer sogar bis zu 36 Monaten reichen.

Wir empfehlen Ihnen, in Ihrer Personalabteilung einen festen Prozess für Auszeiten jeglicher Art festzulegen. Wer meldet den Grund wann an den Versicherer? Wer informiert über das Ende der Auszeit? So vermeiden Sie versäumte Fristen und damit verbundene Versicherungslücken oder Nachzahlungen.

Wie rufen Mitarbeitende Leistungen ab und reichen Rechnungen ein?

Der Leistungsabruf läuft bei den meisten Anbietern digital. Das heißt, die Rechnungseinreichung erfolgt über eine App oder ein elektronisches Antragsformular. Erstattet werden ausschließlich Behandlungen, die nach Versicherungsbeginn stattgefunden haben. Bei Heil-, Hilfs- und Arzneimitteln ist häufig eine ärztliche Verordnung nötig.

Gut zu wissen

Eine Mehrfachversicherung ist möglich. Neben der betrieblichen Krankenversicherung können auch die gesetzliche oder private Krankenversicherung erstatten. In Summe darf die Erstattung aus allen Quellen jedoch 100% des Rechnungsbetrags nicht übersteigen.

Wie kommunizieren Sie die betriebliche Krankenversicherung intern, damit sie auch genutzt wird?

Die interne Kommunikation wird beim Thema betriebliche Krankenversicherung häufig unterschätzt. Sie entscheidet jedoch maßgeblich über die tatsächliche Nutzung. Kommunizieren Sie am besten auf mehreren parallelen Kanälen, beispielsweise im Intranet, in der Mitarbeiterzeitschrift, im Team-Newsletter oder auch am Schwarzen Brett Ihrer Niederlassung.

Entscheidend ist dabei weniger die reine Leistungsaufzählung, sondern konkrete, greifbare Darstellungen. Schreiben Sie lieber „bis zu 180 Euro Zuschuss bei neuen Brillengläsern“ statt abstrakt über einen undefinierten „Zuschuss für Sehhilfen“. Positionieren Sie die betriebliche Krankenversicherung zudem als Ausdruck echter Fürsorge und Wertschätzung, nicht als bloße Zusatzleistung auf dem Papier.

Viele Arbeitgeber kennen zudem gar nicht das volle Potenzial ihrer betrieblichen Krankenversicherung. Ein zusätzlicher Grund, genau das aktiv zu kommunizieren. So lassen sich beispielsweise Präventionskurse direkt im Unternehmen durchführen, bestimmte Vorsorgemaßnahmen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements über die betriebliche Krankenversicherung abrechnen, und auch Ihr Betriebsarzt kann privatärztliche Verordnungen ausstellen, die anschließend über die betriebliche Krankenversicherung erstattet werden. Sogar eine Massage im Betrieb lässt sich auf diese Weise finanzieren. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden gezielt auf solche wenig bekannten Möglichkeiten hin. Das steigert die wahrgenommene Wertigkeit des Benefits erheblich.

Wie behalten Sie den Überblick? Erfolgsmessung und Reporting der betrieblichen Krankenversicherung.

Ohne Erfolgskontrolle bleibt der strategische Nutzen Ihrer betrieblichen Krankenversicherung unsichtbar. Bauen Sie deshalb ein internes Reporting auf, das relevante Kennzahlen wie Nutzungsquote, Krankheitstage und Fluktuation erfasst. Manche Versicherer liefern automatisierte Auswertungen, bei anderen müssen Sie aktiv nachfragen.

Achten Sie dabei auf den Datenschutz. Auswertungen sollten stets anonymisiert oder aggregiert erfolgen, sodass keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende möglich sind. Ein sauberes Reporting hilft Ihnen zudem, den Leistungsumfang bei Bedarf anzupassen. Außerdem liefert es belastbare Zahlen für Ihre ESG-Berichterstattung.

Warum und wie oft können sich die Beiträge der betrieblichen Krankenversicherung ändern?

eitragsanpassungen sind in der betrieblichen Krankenversicherung keine Seltenheit, aber auch kein Grund zur Sorge. Rund 60% der Anbieter halten ihre Beiträge über einen Zeitraum von fünf Jahren stabil. 30% passen moderat um 5 bis 15% an. Lediglich bei rund 10% fallen die Erhöhungen deutlicher aus. Ursachen sind meist steigende Gesundheitskosten, der demografische Wandel in der Belegschaft oder ein höheres Nutzungsverhalten als ursprünglich kalkuliert. Anpassungen benötigen zudem die Zustimmung eines unabhängigen Treuhänders und sind erst zulässig, wenn die tatsächlichen Leistungsausgaben die Kalkulation um mehr als 5 bis 10% übersteigen.

Unser Tipp

Sollte eine Erhöhung anstehen, haben Sie als Arbeitgeber mehrere Stellschrauben: einen Tarifwechsel, die Nutzung der Pauschalversteuerung, eine anteilige Kostenteilung mit Ihren Mitarbeitenden oder – bei deutlichen Erhöhungen – ein Sonderkündigungsrecht zum Anbieterwechsel.

Wie halten Sie den Vertrag flexibel – Anpassungen, Familienoption & Co.?

Ihre betriebliche Krankenversicherung muss kein starres Konstrukt bleiben. Viele Versicherer erlauben unterschiedliche Tarife für verschiedene Mitarbeitergruppen, etwa gestaffelte Budgets nach Betriebszugehörigkeit im Sinne einer „Gesundheitskarriere“.

Gesundheitskarriere kurz erklärt

Manche Anbieter bezeichnen gestaffelte Budgets nach Betriebszugehörigkeit als „Gesundheitskarriere“. Der bKV-Leistungsumfang steigt dabei in Stufen, ähnlich einer Gehaltsstufe, nur eben bei den Gesundheitsleistungen statt beim Gehalt.

Auch eine Familienoption, über die Angehörige mitversichert werden können, lässt sich meist nachträglich aktivieren. Zusätzlich können Mitarbeitende in vielen Fällen freiwillig und auf eigene Kosten in höherwertige Tarife aufstocken. Das ist ein Vorteil, der besonders bei persönlichen Bedürfnissen greift, ohne dass Sie als Arbeitgeber die Kosten dafür tragen müssen.

Fazit zum After Sales bei der betrieblichen Krankenversicherung.

Beim After Sales Ihrer betrieblichen Krankenversicherung handelt es sich nicht um einen administrativen Nebenschauplatz, sondern um den eigentlichen Erfolgsfaktor. Wer Mitarbeiterwechsel sauber verwaltet, Sonderfälle wie Elternzeit oder Sabbaticals im Blick behält, konsequent kommuniziert und den Vertrag über ein Reporting weiterentwickelt, holt aus der betrieblichen Krankenversicherung das heraus, wofür sie gedacht ist: eine gesündere, zufriedenere und stärker gebundene Belegschaft. Betrachten Sie Ihre betriebliche Krankenversicherung deshalb als lebendigen Prozess, nicht als einmaliges Projekt.

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(Kai Manfred Bauer)

Autor: Kai Manfred Bauer

Als treibende Kraft hinter BKV Gesundheit konzentriert sich Kai Manfred Bauer auf die individuellen Kundenbedürfnisse und entwirft dafür wegweisende, passgenaue Konzepte. Der gelernte Versicherungsfachmann, Bankkaufmann und Diplom Finanzierungswirt (VWA) engagiert sich auch abseits seines Berufs für Umwelt und Gesundheit und macht sich für ESG-Standards stark, um nachhaltiges Denken im Gesundheitswesen voranzutreiben.